Como funciona o fulfillment e quais suas vantagens para o e-commerce

Aquilo que acontece entre o clique em “finalizar compra” e a entrega do produto envolve, para a loja, uma engrenagem complexa e estratégica chamada fulfillment. Dominar esse processo, muito importante para a satisfação e fidelização dos clientes, é o que diferencia lojas “invisíveis” das que oferecem experiências tão memoráveis que o público jamais esquece.

Os números comprovam essa realidade:

• 71% dos consumidores esperam interações personalizadas das marcas e 76% ficam frustrados quando isso não acontece.
• no mercado brasileiro, que registrou o maior crescimento mundial em e-commerce em 2024, com aumento de 16% nas vendas online, o fulfillment se tornou peça-chave da estratégia comercial.

Por isso, entender como funciona o fulfillment é fundamental para transformar sua logística em vantagem competitiva real.

Vamos lá?

O que é fulfillment?

Fulfillment é o conjunto de processos que começa quando o cliente confirma o pagamento e termina quando o produto é entregue em suas mãos. Esse conceito engloba armazenagem, separação de pedidos, embalagem, expedição e transporte.

O fulfillment se torna ainda mais crítico no varejo omnichannel, onde lojas físicas e digitais se integram e o estoque pode estar em um Centro de Distribuição (CD), em uma loja física ou até mesmo diretamente com o fornecedor.

Principais modelos de fulfillment

Abaixo estão as três principais abordagens de fulfillment do mercado:

• fulfillment próprio (in-house);
• fulfillment terceirizado;
• fulfillment híbrido.

Vamos nos aprofundar neles abaixo.

Fulfillment próprio (in-house)

No modelo de fulfillment próprio, a loja assume o controle total sobre toda a cadeia logística. Isso significa ter seu próprio centro de distribuição, equipe dedicada, tecnologia e processos internos de armazenagem e expedição.

Essa autonomia traz vantagens óbvias: você não depende de agentes terceirizados que podem causar algum atraso, uma embalagem mal feita, etc. Sem contar que com um fulfillment próprio você tem a liberdade de personalizar cada etapa do processo como achar melhor.

É ideal para empresas que vendem produtos premium, que exigem manuseio específico ou que, simplesmente, prezam para que cada etapa siga seus padrões de qualidade.

Por outro lado, o fulfillment interno demanda investimento significativo em espaço físico, tecnologia, contratação e treinamento de pessoal.

Fulfillment terceirizado

A terceirização do fulfillment significa contratar operadores logísticos especializados para cuidarem de todo o processo por você. Seus produtos, então, ficam em centros de distribuição terceirizados e também são separados e expedidos por equipe externa.

A grande vantagem é a escalabilidade. Se o seu negócio crescer, o operador logístico já tem capacidade para absorver o aumento de demanda. Mas, como é de se esperar, você abre mão de parte do controle direto sobre a operação.

Fulfillment híbrido

O modelo híbrido combina o melhor dos dois mundos: você mantém operação própria para determinados produtos ou regiões e terceiriza outras partes da cadeia. Essa flexibilidade permite otimizar custos e performance.

O desafio do modelo híbrido está na coordenação: você precisa de tecnologia robusta para orquestrar diferentes origens de estoque e garantir que o sistema sempre escolha a melhor opção para cada pedido. É aqui que soluções como o OMS (Order Management System) se tornam indispensáveis.

Como funciona o processo de fulfillment?

Entender as etapas do fulfillment é essencial para identificar gargalos e oportunidades de melhoria na sua operação. O processo, como já dissemos no início, é:

1. armazenamento;
2. separação (picking);
3. embalagem (packing);
4. expedição; e
5. transporte

Vamos detalhar cada fase desse processo.

1. Armazenamento

A forma como você armazena impacta diretamente a velocidade de separação dos pedidos. Pensando nisso, produtos de alto giro devem ficar em locais de fácil acesso, enquanto itens sazonais podem ocupar áreas secundárias.

2. Separação (picking)

O picking é o coração do fulfillment. Existem várias estratégias:

• picking por pedido: um operador pega todos os itens de um pedido;
• picking por zona: cada operador fica responsável por uma área do CD; e
• picking por lote: vários pedidos são separados simultaneamente.

A eficiência nesta etapa é o que define a capacidade de processar pedidos, e há tecnologias que aumentam essa produtividade. É o caso de leitores de código de barras, etiquetas RFID e até mesmo sistemas de picking assistido por luz (pick to light), em que cada endereço do estoque tem um display digital que acende quando o produto armazenado nele precisa ser separado.

A inteligência aqui está em minimizar o tempo e o caminho percorrido pelos operadores.

3. Embalagem (packing)

Com os produtos separados, chega a hora de embalá-los e gerar a documentação necessária. A dupla conferência é uma boa prática no packing, que consiste em outro colaborador verificar se os produtos correspondem exatamente ao pedido antes de fechar a embalagem.

4. Expedição

Quanto à expedição, sistemas modernos de fulfillment podem se conectar às principais transportadoras do mercado e escolher a melhor opção baseada em prazo, custo e destino. A etiqueta de rastreamento é gerada instantaneamente, já vinculada ao pedido do cliente.

5. Transporte

O last-mile — que em tradução significa “a última milha”, mas que consiste no trajeto final até a casa do cliente — é frequentemente a etapa mais crítica do fulfillment. Portanto, a escolha da transportadora certa impacta diretamente sua margem de lucro e a satisfação do cliente.

Além do envio padrão, operações modernas oferecem opções como entrega expressa (same day delivery), retirada em loja (click and collect) e até mesmo entrega agendada. Essa flexibilidade se tornou um diferencial competitivo importante.

E, claro, não podemos deixar de citar a rastreabilidade. Os clientes querem saber exatamente onde está o pedido, com atualizações automáticas em cada etapa do transporte. Por isso é importante que sistemas integrados de fulfillment consigam enviar notificações automáticas por email e SMS.

Quais são as vantagens do fulfillment para empresas?

Quando bem executado, o fulfillment gera benefícios que acabam explicando por que empresas que dominam essa área largam na frente. Veja a seguir algumas vantagens que ele proporciona.

Redução de custos operacionais

Um fulfillment bem estruturado elimina retrabalho, diminui erros de separação, otimiza rotas de transporte, melhora a gestão de todo o estoque e, no final das contas, reduz custos. E se adicionarmos à esta equação a automação de processos manuais, que reduz a dependência de mão de obra em tarefas repetitivas, vemos que este investimento proporciona que sua equipe foque em outras atividades estratégicas.

Escalabilidade e rapidez nas entregas

Um fulfillment bem estruturado cresce com seu negócio. Num cenário em que sua operação está digitalizada e integrada, aumentar o volume de pedidos não significa necessariamente aumentar proporcionalmente os recursos necessários. Isso porque a tecnologia absorve parte desse crescimento através de automação e otimização.

Durante picos sazonais, a vantagem do fulfillment fica ainda mais evidente, pois as lojas conseguem processar três ou quatro vezes mais pedidos sem colapsar, enquanto os casos de atrasos e reclamações geralmente ocorrem em operações desorganizadas.

Melhoria na experiência do cliente

Pedido correto, embalagem adequada, entrega rápida e rastreamento transparente criam experiência positiva que gera recompra e indicação. No final do dia, todo investimento em fulfillment se traduz em uma coisa: clientes mais satisfeitos.

Como escolher o parceiro ideal de fulfillment?

Se você decidiu terceirizar parte ou toda operação de fulfillment, escolher o parceiro certo é uma decisão estratégica e, portanto, não se trata de uma escolha para se fazer baseada apenas em preço.

Critérios de avaliação

Comece avaliando a infraestrutura física do operador: considere a localização dos CDs, a capacidade de armazenagem, a tecnologia utilizada e o nível de automação.

A tecnologia, inclusive, é outro fator crítico da avaliação. O parceiro possui sistema integrado de gestão de pedidos? Oferece APIs para integração com sua plataforma de vendas? Fornece rastreabilidade em tempo real? Tem dashboard com indicadores de performance?

Outro ponto fundamental é a experiência no segmento da sua loja. Um operador especializado em alimentos perecíveis, por exemplo, tem expertise completamente diferente de quem trabalha com moda ou eletrônicos.

Não esqueça da flexibilidade contratual: o parceiro realmente consegue crescer com você — esta que é uma das maiores vantagens do fulfillment? Como a operação funciona em picos sazonais? Há penalidades por menos vendas que o esperado? Qual o período de contrato e quais as condições de rescisão? Esses detalhes fazem diferença quando seu negócio evoluir.

Indicadores de performance a serem analisados

Os principais indicadores que você deve acompanhar — e exigir do parceiro de fulfillment terceirizado — são:

• taxa de acuracidade de pedidos: percentual de pedidos enviados corretamente (meta ideal acima de 99%);
• tempo médio de processamento: desde a aprovação do pagamento até a expedição (meta ideal abaixo de 24h);
• taxa de devoluções por erro: quanto menor, melhor (meta ideal abaixo de 2%);
• SLA de expedição: percentual de pedidos despachados dentro do prazo acordado (meta ideal acima de 95%);
• nível de ruptura: frequência de compra de produtos sem estoque (o ideal é que a meta aqui seja zero).

Tecnologia como diferencial estratégico no fulfillment

Olha, dá pra ser categórico na seguinte afirmação: a diferença entre um fulfillment mediano e um excepcional está na tecnologia utilizada. Soluções modernas de dados e inteligência logística transformam operações reativas em estratégias preditivas que antecipam demandas.

A estrutura de fulfillment é organizada em quatro camadas tecnológicas:

1. ERP / PDV

• Emissão de notas fiscais;
• controle financeiro;
• integração com sistemas de venda e estoque.

2. OMS (Order Management System)

• Gerencia pedidos, romaneio de separação, etiquetas, posição de estoque e status dos pedidos;
• permite retirada em loja e entrega a partir do ponto de venda (ship from store);
• realiza dupla verificação dos itens e emissão automatizada de NFe.

3. Inteligência de Fulfillment

• Define a melhor origem para atender pedidos com base em estoque, prazo, custo e giro;
• prioriza lojas com melhor capacidade de atendimento.

4. Ponto de Venda

• Integração entre lojas físicas e digitais.
• Suporte a retirada em loja e entregas locais.
• uso de plataformas de e-commerce escaláveis e seguras.

É aqui que parceiros especializados como a Wake fazem diferença. Com expertise consolidada em soluções de dados e tecnologia para o varejo, a Wake oferece plataformas integradas que conectam todos os pontos da operação.

O Wake OMS, por exemplo, centraliza informações de múltiplos canais de venda e origens de estoque. A inteligência do sistema escolhe automaticamente a melhor origem para atender cada pedido, considerando prazo, custo logístico e disponibilidade.

A plataforma também oferece os seguintes recursos operacionais:

• Gerenciador de Pedidos: filtros por status, alertas pop-up e acesso multiusuário.
• Dispositivos Móveis: atendimento via celular com leitura de código de barras e impressão conectada.
• Processamento de Pendências: sequenciamento por prioridade com visualização por cores.
• Romaneio de Separação: impressão de etiquetas e gestão de coleta diretamente no sistema.
• Dupla Verificação: bipagem dos itens e emissão automática da nota fiscal.
• Tratamento de Devoluções: gestão de logística reversa via SAC ou sistema de autoatendimento.

Mais do que fornecedor de tecnologia, a Wake atua como parceiro estratégico que entende profundamente os desafios do varejo moderno. Fale agora mesmo com um especialista Wake para começar a implementar o fulfillment na operação da sua loja.